suivi

  • Création d'une commande

    L'article "création d'un devis" explique les différentes rubriques communes avec la création d'une commande, veuillez vous y référer pour obtenir les informations principales. Cet article se concentre sur les différences avec un devis. 

    Sommaire cliquable :


    Préambule

    Pour la création d'une commande, il faudra que vous ayez créer au moins un produit ou service depuis la gestion des produits ou en saisie rapide d'un produit. Il faudra également avoir créer un compte. Lors du premier lancement de l'interface, l'application vérifie ces éléments et lancera un formulaire de création de ces éléments s'ils n'existe pas dans votre base de données.

    Affilié un document

    Il est possible d'affilier un document parent comme un devis, une affaire ou un événement pour créer une commande. Lors de la création de la commande, les informations du devis seront reprises ainsi que les produits associés. Votre commande est donc rapidement complétée, il ne reste plus qu'à se concentrer sur les ajustement de la commande avant l'envoi à votre client.



    Informations générales

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

    Différences :
    Date de livraison remplace date de validité : C'est la date prévue de livraison qui apparait dans les documents PDF.


    Les adresses

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.



    Autres informations

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

     

    Les CGV

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    Les produits

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.



    Echéancier

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    Les règlements

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.
    Le règlement de type "acompte" peut faire l'objet d'une facture d'acompte qui est généré depuis cette interface dans la commande.


    Suivi du document

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    La barre d'outils

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

    Les raccourcis de la toolbar (complément)

    Commande fournisseur : Se rend sur la page des commandes fournisseurs (si votre pack le permet) avec la commande client en relation (texte en rouge confirmant cette relation).
    Choisissez le compte de type fournisseur à associer à votre commande d'achat.
    La commande fournisseur reprendra les informations de la commande client. Une fois la commande créée, vous verrez dans le mapping la référence de la commande fournisseur et de la commande client en amont.

  • Création d'une facture

    L'article "création d'un devis" explique les différentes rubriques communes avec la création d'une facture, veuillez vous y référer pour obtenir les informations principales. Cet article se concentre sur les différences avec un devis. 

    Sommaire cliquable :


    Préambule

    Pour la création d'une facture, il faudra que vous ayez créer au moins un produit ou service depuis la gestion des produits ou en saisie rapide d'un produit. Il faudra également avoir créer un compte. Lors du premier lancement de l'interface, l'application vérifie ces éléments et lancera un formulaire de création de ces éléments s'ils n'existe pas dans votre base de données.

    Affilié un document

    Il est possible d'affilier un document parent comme une commande, un devis, un bon de livraison ou un événement pour créer une facture. Lors de la création de la facture, les informations de la commande seront reprises ainsi que les produits associés. Votre facture est donc rapidement complétée, il ne reste plus qu'à se concentrer sur les ajustement de cette dernière avant l'envoi à votre client.
    La particularité sur le bon de livraison : cette affiliation est possible uniquement si le bon de livraison est associé à une commande. En effet le bon de livraison n'ayant aucun tarif, la facture reprendra les tarifs de la commande.



    Informations générales

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

    Différences :
    Date de livraison remplace date d'échéance : C'est la date limite de paiement de la facture qui apparait dans les documents PDF.

    A noter que la facture est verrouillé quand elle passe en état "En cours". Seul le mode "Brouillon" permet vos modifications, par contre l'export PDF du document en mode "brouillon" à un filigrane "specimen" qui s'affiche afin d'offrir la garantie à l'institution fiscal la véracité des factures (voir article sur la nouvelle réglementation fiscal).


    Les adresses

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.



    Autres informations

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

     

    Les CGV

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    Les produits

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.



    Echéancier

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    Les règlements

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    Suivi du document

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.


    La barre d'outils

    Veuillez vous référer à l'article "création d'un devis" pour les informations communes.

    Les raccourcis de la toolbar (complément)

    Avoir : Se rend sur la page des avoirs avec la facture en relation (texte en rouge confirmant cette relation).
    L'avoir (ou facture d'avoir) reprendra les informations de la facture. Une fois l'avoir créée, vous verrez dans le mapping la référence de l'avoir et de la facture doit en amont (ainsi que la commande, le devis si relié).


    Les factures d'acompte

    Pour retrouver vos factures d'acompte générées à partir des commandes, veuillez vous rendre dans l'onglet de recherche des factures et cochez "type" : "acompte" au lieu de facture par défaut.

    La liste de résultat affichera donc les factures d'acompte. A savoir qu'une facture d'acompte est composé uniquement de produit de type acompte car ce n'est qu'un accusé de règlement et n'a pas de valeur comptable pour votre comptabilité.

    Elles sont également en état "terminé", les rendant non modifiables, c'est pourquoi il est important de saisir les bonnes informations au moment de la création de la facture d'acompte (rappel : depuis la page commande, onglet des règlements de type acompte).




  • Ecran création de devis

     

    Sommaire cliquable :



    Préambule

    Pour la création d'un devis, il faudra que vous ayez créé au moins un produit ou service depuis la gestion des produits ou en saisie rapide d'un produit. Il faudra également avoir créé un compte. Lors du premier lancement de l'interface, l'application vérifie ces éléments et lancera un formulaire de création de ces éléments s'ils n'existent pas dans votre base de données.

    Affilié un document

    Il est possible d'affilier un document parent comme une affaire ou un événement pour créer un devis. Lors de la création du devis, les informations de l'affaire seront reprises ainsi que les produits associés. Votre devis est donc rapidement complété, il ne reste plus qu'à se concentrer sur les ajustement du devis avant l'envoi à votre prospect.



    Onglet GENERAL

    Les informations essentielles


    Numéro : est le numéro unique du devis. Attention dans le cas de multi-sociétés à numéroter différemment vos documents commerciaux afin que les incréments soient propres à chaque société.
    Devise : la devise du document qui doit correspondre à votre comptabilité afin qu'il soit valide (cette information sera figée une fois le devis créé).
    Titre : Le titre du devis. il sert plus pour les recherche et doit correspondre à votre projet, au résumé du contenu du document. Par défaut il n'apparait pas dans le PDF saut si vous activez l'option dans l'onglet 'autres informations' ou si c'est activé par défaut.
    Mode de règlement : Le mode de règlement à privilégier pour le client (chèque, virement, etc...). Si vous insérez des conditions de règlement ce paramètre sera ignoré.
    Société : Vous pouvez choisir votre société si vous utilisez l'application pour de multiples sociétés (cette information sera figée une fois le devis créé).

    Frais de port HT : pour indiquer les frais de port s'il y a lieu.

    Frais de port TVA : choisissez la TVA liée au frais de port suivant vote cas.

    Date du devis : par défaut la date du jour, changez comme vous souhaitez.

    Limite de validité : date de validité de votre devis, par défaut la date du jour. Changez comme vous voulez. Il existe une règle de dans les workflows qui permet de générer automatiquement la date de validité à +X jours par rapport à la date du devis. 

    Remise générale : aussi appelée remise pied de page. Elle est appliquée sur le total

    Mode remise générale : permet d'applique la remise générale sur le HT ou le TTC en pourcentage ou en valeur.

    Client : le compte destinataire du devis  (cette information sera figée une fois le devis créé).

    Note : zone réservée à vos commentaires internes. Ce texte n'apparaitra jamais sur les PDF.

    Contact : la personne physique à qui vous souhaitez adresser le devis, le contact doit être affilié au client (compte).

    Affilié à l'utilisateur : utilisateur rattaché au devis. Par défaut le logiciel renseigne automatiquement l'utilisateur affilié au client. S'il n'y en a pas le CRM renseignera la personne qui rédige le devis. Vous pouvez également modifier comme désiré si vous rédigez un devis pour un(e) collègue.

     

    Partie droite de l'écran :

    Statut : indique le statut du document: Brouillon, En cours, Terminé, Annulé, Refusé. Veuillez noter que si vous pouvez le changer manuellement, le logiciel change le statut automatiquement lors de l'envoi par courriel via le CRM. De la même manière, un devis 'En cours' sera automatiquement mis en 'terminé' si vous le transformez en commande ou facture.
    Vous retrouvez un résumé des informations financières comme le montant HT, TVA, TTC, net à payer.....

    chiffres clés : cliquez pour afficher des informations complémentaires comme la marge globale ou l'encours client.

    Lien / mapping : affiche les relations entre les documents. Si vous venez de créer un devis vous ne verrez donc que votre devis dans cette rubrique. En le transformant en commande puis la commande en facture vous verrez la hiérarchie entre chacun de ces documents.
    Il est possible de cliquer sur le numéro d'un docuement pour l'ouvrir sur un nouvel onglet ou cliquer sur l'icone d'information (i) pour obtenir plus de renseignements sur le document en question.

    Onglet ADRESSES

    Adresse de facturation

    Il y a 2 adresses, l'adresse de facturation sera la principale, elle reprend les informations stockées dans la fiche du compte. Vous pouvez réactualiser cette dernière à l'aide du bouton à gauche du champ "nom".

    Le CRM rajoute automatiquement la mention 'à l'attention de' suivi du nom du contact si la règle de gestion dans 'informations générales' de la société "Ajouter une attention" est activée (active par défaut).

    Vous pouvez modifier cet encart manuellement.


    L'adresse de livraison est identique à l'adresse de facturation à moins que vous décochiez "identique à facturation".


    Onglet AUTRES INFORMATIONS

    Permet de modifier certaines options et paramètres pour le document sélectionné uniquement.

    2 zones de commentaires. Commentaires2 n'est pas disponible sur tous les modèles.

    TVA Intracomm : numéro de TVA intracommunautaire de votre société.

    TVA Intracomm compte : numéro de TVA intracommunautaire de votre client.

    Rubrique 'expéditeur' : Affiche les coordonnées de votre société (configuré dans les informations générales) mais modifiable pour le document en cours

    Rubrique 'mention bas de page' : Affiche les informations complémentaires obligatoires (comme votre SIRET, RSC, capital....).>


    > Ces 2 rubriques peuvent être modifiées en appelant un 'profil' différent. La rubrique 'Sélectionner un profil' vous autorise de choisir un profil qui est défini dans les 'informations général'. Le profil permet de rajouter des RIB différents. L'adresse la la société et les mentions bas de pages seront les mêmes par exemple mais si votre société dispose de plusieurs comptes bancaires le profil permettra d'afficher des RIB différents selon le profil.


    Les options :

    Vendeur : ajoute la mention "Vendeur : [prénom] [nom]" de l'utilisateur affilié au devis dans l'encadré 'références' du PDF. Le texte Vendeur' peut être modifié dans la configuration du logiciel 'bibliothèque de langues' pour remplacer par le texte de votre choix (votre interlocuteur par exemple).

    Titre : affiche le titre du devis dans le PDF.

    Code barre : affiche le code barre du produit si vous avez saisi un code (EAN13 ou autre) dans la fiche produit.

    Numéro produit : affiche ou non la colonne avec le numéro (référence) de l'article.

    Image produit : affiche ou non une colonne avec l'image miniature de l'article.

    Proforma : génère une facture temporaire PROFORMA, donnant la possibilité au client potentiel d'obtenir un accord de crédit ou une autorisation.

    Remise : affiche ou non la colonne 'Remise' permettant d'afficher la valeur de la remise accordée à chaque article. Sans cette colonne le client ne voit que le prix remisé. 

    P.U. : affiche ou non la colonne du prix unitaire du produit avant remise.

    Adresse de livraison : affiche ou non l'adresse de livraison.

    Répétition totaux : répète les totaux et la TVA sur chaque page du devis ou uniquement sur la dernière page si non activé.

    Afficher les acomptes et règlements : affiche ou non les acomptes et règlements déjà versés. Le fait d'afficher ces éléments va les déduire du total TTC. Si non affichés, le total TTC ne changera pas.


    Onglet CONDITIONS GENERALES

    Conditions générales : changez les CGV par défaut du document (les CGV par défaut sont appliquées dans les 'informations générales') ou s'il n'y a pas de CGV par défaut sélectionnez les CGV de votre choix en fonction de la nature de votre devis.

    Conditions particulières : il est possible d'insérer des conditions particulières de 2 manières :

    1. insérer conditions particulières : permet de sélectionner des conditions particulières dans une liste déroulante. Cette liste déroulante contient vos différentes conditions particulières que vous aurez préalablement créées. Les conditions particulières étant créées sur la même page que les CGV, le logiciel affichera aussi vos différentes CGV dans cette liste.

    2. Saisir des conditions particulières dans l'éditeur de texte.

    Les conditions particulières s'insèreront après la dernière page de votre document et avant les CGV.


    Onglet PRODUIT

    Une fois le document créé (à vide), le logiciel se positionne directement sur cet onglet qui va vous permettre de rajouter vos produits / services. Insérer un produit


    Dans "libellé", saisir le nom ou le code de votre produit à chercher, sélectionnez-le afin de remplir les autres informations de votre ligne produit. Vous pouvez également ouvrir une fenêtre de recherche avancée via le bouton à droite du libellé.
    Si aucun produit n'est choisi l'application considère que c'est une ligne de commentaire simple.
    Ordre : détermine l'ordre d'affichage dans la liste des produits. Figer l'ordre, fixe le produit dans la liste.
    Disponibilité : Date de disponibilité du produit (ou nombre de jours) permet de déterminer les délais de livraisons par la suite.
    Unité : l'unité de mesure, si vous vendez au mois votre service (produit), et que vous souhaitez le mettre à l'année, le logiciel effectuera la multiplication par 12 dans ses calculs.
    Saut de page : si coché, un saut de page sera effectué après le produit.

    Taxes (autre que TVA)

    Lorsque vous cliquez sur le bouton Afficher cette espace s'affiche qui liste les taxes tiers du produit en sélection. Vous pouvez en ajouter, en supprimer ou les modifier.
    Saisir son nom et définissez le montant de la taxe en monétaire ou en pourcentage du prix de vente du produit.
    Affectez un montant de TVA propre à la taxe.
    Ajoutez un commentaire complémentaire et optionnel , puis n'oubliez pas de cliquer sur le bouton de validation en bout de ligne pour enregistrer votre taxe.



    Liste des produits

    Dans cette liste vous pouvez modifier l'ordre d'affichage, supprimer la ligne et sélectionner le produit pour de plus amples modification.
    Si l'on clique dans la colonne "libellé", une fenêtre de modification rapide s'ouvre, offrant la possibilité de modifier le nom du produit et/ou le commentaire associé.
    Vous pouvez également ajouter un saut de page sur une ligne produit via l'icone saut de page en bout de ligne à coté du bouton de suppression. Ce saut de page s'implémente avant la ligne produit. Cette option est active quel que soit l'état de validation du document.
    Synchronisation : initialise les prix, nom, commentaire... des produits du devis sur la base du référentiel produits.


    Echéancier

    Il est possible de placer des conditions de règlement élaborées comme paiement 30% à la signature et 70% à 90 jours fin de mois.
    Ces conditions sont paramétrables depuis les paramètres sociétés > Conditions de règlements. Il est également possible de les créer depuis l'interface de devis

    Liste des échéances

    Pourcentage : pourcentage du montant TTC du devis à régler
    Type : acompte ou règlement. Si acompte, il est possible de générer une facture d'acompte à destination de votre client. Pour rappel, la facture d'acompte n'a pas de valeur comptable autre qu'un justificatif de règlement pour le client.
    Condition : c'est la règle à appliquer pour le calcul de l'échéance (à noter que l'ordre des échéances est importante car chaque se base sur la date de la ligne d'échéance du dessus).
    Jours : le nombre de jours à ajouter à la condition
    Mode : le mode de règlement (optionnel)
    Titre : l'intitulé de la condition avec la possibilité d'y associer certaines variables de publipostage (le point d'exclamation dans l'interface précise ces variables).
    Attention les conditions de règlement seront valides uniquement si le total fait 100%.

    Les règlements

    Le règlement est le paiement effectif. Souvent, on mettra des règlements sur des commandes et des factures mais il est possible d'en intégrer dès le devis.
    Le règlement de type "acompte" peut faire l'objet d'une facture d'acompte uniquement sur la commande (pas disponible depuis l'interface de devis).


    Suivi du document

    Certains suivi s'ajoutent automatiquement comme lorsque vous envoyer un mail depuis la page, vous aurez une nouvelle notification de suivi "Envoi document" dans cette rubrique. Lors du solde du document comme une facture, le suivi "Paiement effectué" sera ajouté.


    Liste des suivis déjà effectués

    Vous trouvez l'historique des suivis pour le document en sélection. Il est possible de les modifier en cliquant sur le bouton crayon.
    Pour insérer manuellement un suivi, le formulaire du dessus vous le permettra avec les champs obligatoires en couleur.

     

    Prévisions

    Vous avez une vision claire des échéances prévues pour chaque étape de suivi du document. Le paramétrage de ces étapes de suivis se fait dans les Paramètres généraux > Liste de choix > Etape de suivis.
    A noter que si l'étape de suivi est atteint la ligne passe au rouge. Le crayon permet également de modifier le suivi.



    La barre d'outils

    Les icones de la toolbar

    Flèches de directions : Passage du document suivant ou précédent en fonction de la liste de résultat de recherche.
    Calendrier : Raccourci vers votre agenda.
    Enveloppe : Ouvrir l'interface d'envoi de mail en relation avec le devis ouvert.
    Exporter : Génère le devis au format PDF avec un aperçu écran.
    Nouveau : Rafraichi l'interface pour un nouvel enregistrement.
    Dupliquer : Dupliquer le devis ouvert pour préparer la création d'un nouveau devis qui reprendra les produits du devis source.

     

    Les raccourcis de la toolbar

    Ces raccourcis sont adaptés en fonction de l'interface.
    Compte : Se rendra sur la page compte en sélectionnant le compte rattaché au devis.
    Le raccourci commande sur un devis au minimum à "En cours" se rendra sur la page commande en préparant la relation avec le devis (une phrase en rouge doit s'afficher qui confirme cette relation). La commande reprendra les informations du devis. Une fois la commande créée, vous verrez dans le mapping la référence de la commande et du devis en amont.









  • Génération SEPA - banque

    Cet article vous explique comment générer un SEPA respectant le format XML à transmettre à votre banque.

    Sommaire cliquable :


    Préambule

    La librairie génère un fichier au format XML accepté par la plupart des banques en France. Les formats gérés sont pain.008.001.02, pain.008.002.02, pain.008.003.02.
    Il faudra au préalable que vos comptes aient des coordonnées bancaires valides à enregistrer depuis la page gestion des comptes.
    Vous devez également avoir un numéro ICS à acquérir auprès de votre banque.
    Vous devez renseigner les coordonnées bancaires et ICS de votre société dans les paramètres généraux > Informations générales, onglet Autres paramètres.

    Enregistrement compte bancaire

    Vous devez bien entendu enregistrer les informations bancaires de vos clients afin que la génération du SEPA puisse se faire. Il est important de noter que pour les prélèvements automatiques il sera nécessaire de faire remplir à vos clients une autorisation de prélèvement automatique daté, signé et tamponné. Votre banque peut vous fournir un modèle de ce document, le CRM est également en capacité de remplir ce rôle avec la gestion des modèles imprimés (dans les paramètres > conception avancée). Cet article n'abordera pas ce sujet et se concentrera sur la génération d'un SEPA.

    Allez dans le menu Compte > Comptes, après avoir sélectionné ou créé votre compte se rendre dans l'onglet Banque.

    Formulaire d'enregistrement d'un compte bancaire et son mandat de prélèvement

    Le champs IBAN st obligatoire mais il est conseillé de remplir les champs BIC, titulaire et domiciliation.
    Pour la partie mandat de prélèvement qui a été signé, il faut remplir les 4 champs : numéro, date signature, ville signature et mode de prélèvement (normalement récurrent).
    Cliquez sur le bouton insérer, le compte est prêt pour un prélèvement SEPA.

    Génération de SEPA

    Allez dans le menu Actions >Vente > Actions groupées > Action facture.

    Filtrer et choisir les comptes qui font l'objet d'un prélèvement automatique et dont les coordonnées bancaires sont renseignées.

    Formulaire de génération SEPA

    Tous les champs du formulaire sont obligatoires sauf l'identification qui est une annotation complémentaire pour votre banque.
    Les champs ICS, IBAN, BIC et Emetteur sont reprises des informations sociétés. Si certains champs sont vides, il faudra les valoriser à chaque édition SEPA.
    La date et l'heure de prélèvement doit être mise au futur avec un délai suffisant pour que votre banque valide votre demande (généralement au minimum quelques jours avant l'opération bancaire).
    Le format à choisir est majoritairement pain.008.001.02 mais peut varier d'une banque à l'autre, les banques ont de toute manière des protocoles de validation et sauront vous aiguiller sur le format à respecter.
    Cliquez sur le bouton valider pour générer le fichier xml dans une archive compressée au format zip. Il faudra décompresser le fichier et transmettre le fichier xml au portail de votre banque.






  •  


    Voici un résumé rapide de la gestion du temps dans le logiciel.

     

    Nous saisissons ce que nous appelons des événements ou des tâches afin de renseigner des actions à réaliser (dans le futur donc) ou qui se sont déjà réalisées (un compte rendu d'appel, un compte rendu de visite...).

     

    - Les événementspeuvent être saisis sur la page actions > événements ou sur la page agent > agenda qui affiche un planning. C'est la page la plus couramment utilisée.

    Les événements sont 'typés', c'est à dire qu'il y a un champ obligatoire à renseigner 'type' d'événement. Ce champ est une liste déroulante paramétrable. Vous pouvez ainsi indiquer si votre événement est une réunion, un rendez-vous, une formation, une relance de devis, etc... Vous choisissez en fonction de vos besoins !  Grâce à ce système, vous pouvez également accéder à des statistiques basés sur les types d'événements : combien il y a eu de rendez-vous clients sur une période, combien de relances, filtrer uniquement sur les compte-rendus de visites, etc....

     

    - Les tâches ressemblent aux événements sauf qu'il n'y a pas de date ou d'heure de début mais uniquement une date d'échéance. C'est utilisé pour rappeler une action à réaliser avant telle échéance. Vous pouvez saisir des tâches via le menu actions > tâches et également via le planning dans agent > agenda.

    Les événements et tâches proposent de nombreuses options que vous pouvez découvrir dans les différents tutoriels.


     Les événements et les tâches sont également accessibles depuis la version mobile.

  •  

    Utilisation de l'agenda graphique

     

    Sommaire cliquable :

     

    Création rapide d'un événement

     

     

    Création d'un événement avec les options

  • Utilisation de l'agenda graphique en vidéo

     

    Création rapide d'un événement :

     

     

     

     

    Création d'un événement avec les options :

  • Les relances factures et suivi de masse

    Le paramétrage de suivi des factures vous permet de mettre en place les alertes de relances des documents commerciaux tel que les factures.

    Sommaire cliquable :

    Préambule

    Il faut avant tout savoir comment se gère l'échéance d'une facture dans le CRM.

    Il existe 2 façons :

    1. La plus simple, c'est tout simplement le champ 'date d'échéance'. Vous renseignez manuellement cette date ou alors elle se renseigne automatiquement (réglage dans le panneau de configuration > workflow à +n jours par rapport à la date d'édition). 


    2. Si vous utilisez des conditions de règlements (dans l'onglet échéancier) : le champ "date d'échéance" disparaît au profit des conditions de règlements qui vont s'afficher dans le corps de la facture comme par exemple "30% à la commande, solde à 30 jours fin de mois" ou encore "prélèvement en 12 échéances" avec les dates et les montants des échéances attendues.

    Le suivi des relances

    Pour suivre les différentes échéances de vos factures, allez dans le menu Ventes > suivi de masse.

    Ce menu permet d'effectuer beaucoup d'actions différentes mais nous nous concentrerons uniquement sur les relances dans ce tutoriel.

    Il vous faudra avant tout sélectionner la table facture :

    IMAGE1

    Il faut ensuite trouver les factures à relancer grâce aux différents filtres disponibles. Dans les champs de filtrage, nous utiliserons uniquement le champ "encadr. échéance". Vous souhaitez voir les factures dont l'échéance est comprise entre le 01.02.2024 et le 31.02.2024 ?   Saisissez alors ce dates.

    Vous souhaitez voir les factures dont l'échéance est dépassée à ce jour (nous admettons que nous sommes le 17.02.2024). Saisissez la date du 17 février 2024 uniquement dans la 2ème boite de saisie. Ne mettez pas de date de début.

     

    Voici un exemple concret :

    Nous souhaitons rechercher toutes les factures ayant une échéance au mois de mai. Nous saisissons les dates dans 'Encadr. échéance' et obtenons le résultat suivant :

    relances-factures2

    Si le résultat apparaît en bleu c'est que l'échéance n'est pas encore dépassé, pas d'alarme.

    Si la ligne apparaît en orange c'est que l'échéance est dans quelques jours.

    Si la ligne apparaît en rouge (comme dans notre exemple), c'est que l'échéance est dépassée. Vous pouvez voir l'échéance et le montant attendu dans l'encadré violet.
    En bout de ligne, le logiciel vous indique la prochaine action à effectuer (relance 1 ou 2, mise en demeure...).

    A vous de cocher les factures sur lesquelles vous souhaitez mener une action. Les factures dont l'échéance est dépassée sont cochées par défaut.

     

    Ensuite, en bas de l'écran, allez sélectionner l'action à effectuer pour les factures cochées :

    relances-factures3

    Dans notre cas il s'agit de E-mailing.

    Dans la rubrique suivante, choisissez 'suivi calculé'. C'est à dire que le logiciel va gérer seul la prochaine action à effectuer : il va prendre le bon modèle d'email en fonction de la nature de l'action à effectuer : relance 1, relance 2....

    Enfin, dans la dernière rubrique 'Document joint au format PDF', choisissez si le CRM doit incorporer ou non la facture concernée en pièce-jointe de l'email.

    Validez : le logiciel envoie les emails et met à jour le suivi de votre facture pour dire qu'il a effectué une relance, une mise en demeure, etc...

    Attention : pour que cela fonctionne, il conviendra avant de définir des modèles d'emails et de les attribuer pour chaque étape : relance 1, relance 2, mise en demeure, etc...

    Pour ce faire, suivez la procédure ci-dessous :

     

    Paramétrer les relances et affectation de modèles de mail

    Allez dans le menu Paramètres > Paramètres généraux > Liste de choix > Etape des suivis.

    relances-factures4

    Sélectionnez 'envoi de document'. Au passage, vous pouvez renommer chaque étape !

    A droite ensuite, affectez les modèles de mails devant être utilisés lorsque vous envoyez un devis, une commande, une factures, etc...

    Sélectionnez ensuite 'relance 1' :

    relances-factures5AC

    La manipulation est la même sauf que vous devez indiquer au logiciel à partir de quand il doit vous prévenir qu'il faut faire une relance 1. Pour ce faire, il faut saisir un nombre de jours dans la rubrique 'Date indicative de x jours après l'étape précédente'.

    Dans l'exemple nous avons mis 0 (zéro). Cela indique au logiciel que la facture passe en 'relance 1' zéro jour après la date d'échéance (donc à la date d'échéance). On peut laisser un délai et mettre 5 jours. Le logiciel vous dira donc d'effectuer une 'relance 1' 5 jours après la date d'échéance de la facture.

    Répétez l'opération pour chaque étape et n'oubliez pas d'affecter les bons modèles d'emails pour chaque étape (ou au moins pour les factures si vous n'utilisez que ces relances là).

    ampouleAstuce : pour l'étape 'envoi document', c'est donc le modèle assigné ici qui sera utilisez par tous les agents. Par contre vous pouvez surcharger le modèle en utilisant le votre. Cliquez sur l'icône 'personnalisation' en haut à gauche (à côté du bouton quitter). Dans la rubrique 'modèles par défaut', vous pouvez vous assigner un autre modèle qui sera utilisé en priorité pour l'envoi des documents uniquement au lieu du modèle assigné dans les étapes de suivis.

     

     

  • Stripe, connexion et enregistrement de bénéficiaires

    Nous utilisons l'application Stripe pour effectuer des prélèvements automatiques depuis le CRM.

     

    A. Connexion du CRM avec Stripe

    Avant tout il faudra créer et configurer un compte entreprise dans STRIPE :

    https://dashboard.stripe.com/register

     

    A.1. Renseignez les premiers éléments :




    A.2. Validez votre adresse email :


    Allez dans votre logiciel d’email, ouvrez l’email envoyé par Stripe et suivez les indications de l’email.


    A.3. Finalisation de l’inscription

    Terminez ensuite votre inscription en renseignant tous les éléments demandés :

    Pour gagner du temps : munissez vous de votre IBAN qu’il faudra renseigner à l’étape 2






    A.4. Trouver les clés API

    Une fois l’inscription terminée, connectez-vous à votre interface STRIPE. Une fois sur l’accueil à droite de l’écran vous pourrez visionner les 2 clés API (voir image ci-dessous).



    >> Faites un copier/coller de la clé secrète pour la conserver et passez à l’étape « 5. Copier les clés STRIPE dans le CRM ».


    ATTENTION : l’affichage de la clé secrète ne se fera qu’une seule fois. Une fois affichée à l’écran copiez/collez la clé dans un fichier Word, fichier texte quelconque ou dans un email afin de la conserver au cas ou.

    Si vous n’aviez pas copié la clé secrète et que son affichage a disparu, pas de panique, il faudra générer une nouvelle clé secrète comme expliqué ci-dessous.
    Si vous avez toujours accès à la clé secrète passez à l’étape « 5. Copier les clés STRIPE dans le CRM ».


     Générer une nouvelle clé secrète STRIPE :

    Depuis l’accueil, cliquez en haut à droite sur le bouton ‘Développeurs’ puis ensuite sur la rubrique ‘Clés API’ :




    Cliquez ensuite sur les 3 points au bout de la ligne ‘Clé secrète’ comme indiqué dans l’image.

    Choisissez l’option ‘révoquer la clé’, qui va la supprimer.

    Pour finir, cliquez à droite sur le bouton ‘+ Créer une clé secrète’ pour créer une nouvelle clé dont le code sera visible une seule fois.

    Vous pouvez répéter cette manipulation si nécessaire.

     

    A.5. Copier les clés STRIPE dans le CRM

    Dernière étape très simple :

    Dans le CRM, sélectionnez panneau de configuration > informations générales.

    Notez que si vous avez plusieurs sociétés, il faudra sélectionner la société désirée avant.


    Ensuite allez dans l'onglet 'AUTRES PARAM.' puis sur la gauche cliquez sur la rubrique 'STRIPE'.

    Dans 'Secret_key' collez votre clé secrète et dans 'Publishable_key' collez votre clé publique.

    Cliquez ensuite sur le bouton 'TESTER' pour voir si la connexion se fait bien puis sur modifier.

     

    Bravo, votre société est maintenant connectée à STRIPE !





    B. Connexion d'un client avec Stripe pour prélèvement

    B1. Création de bénéficiaires

    Comme pour un virement via votre banque, il faut créer des ‘bénéficiaires’ pour pouvoir effectuer des prélèvements sur leurs comptes.


    Se rendre sur une fiche compte, onglet 'BANQUE' puis cliquez sur le bouton Gestion stripe :



    Notez que si votre client est relié à Stripe en tant que bénéficiaire, le bouton affichera alors '(1)' comme dans l'image ci-dessus, correspondant au nombre de comptes bancaires déclarés

    Cliquez ensuite sur le bouton '+ insérer compte' puis saisissez l'IBAN et l'adresse email de votre client (ligne 1 image ci-dessous). Enregistrez la ligne en cliquant sur l'icone (disquette) à droite. 




    Si la relation avec Stripe s'est bien effectuée, alors dans la colonne ID compte stripe apparaitront des identifiants de compte (cf ligne 2).


    Vous pouvez maintenant effectuer des prélèvements automatiques depuis le CRM !

     

  • Suivi des règlements

     

    Sommaire cliquable :



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     Titre2