Trouver son logiciel CRM / ERP Cloud.
Dans cet article, nous passerons l'étape préliminaire qui consiste à définir les contours de votre projet via un cahier des charges (suivant la taille de votre projet). Disons que vous savez à minima quelles fonctionnalités vous recherchez et combien d'utilisateurs/trices se connecteront au futur logiciel.
Vous vous lancez
L'étape suivante est souvent la recherche sur internet et c'est là ou cela devient vite compliqué puisqu'il existe beaucoup d'offres différentes. Voici nos conseils pour vous aider à faire le tri.
Puisque la la première impression se fait via le site internet, il ne faut pas s'arrêter à l'effet wouaouu, aux jolies images, aux pléthores de fonctionnalités avancées ou aux tarifs (s'ils sont indiqués). Il ne suffit pas de regarder la carrosserie, il va falloir regarder l'habitacle et le moteur. Il va falloir creuser un peu et OUI, cela prend beaucoup de temps....
Voici quelques points auxquels on ne pense pas forcément et qui sont pourtant très important.
1. Les fonctionnalités :
On vous vend souvent monts et merveilles, des logiciels surpuissants qui peuvent (presque) tout faire. Si cela peut être vrai, demandez cependant une démo pour tester par vous même ou mieux une présentation en web conférence. En effet, on vous vente souvent la possibilité (par exemple) d'effectuer des campagnes marketing mais plus précisément ? Certains outils proposeront des fonctionnalités très abouties et d'autres logiciels cacheront derrière ce terme la possibilité de saisir le nom d'une campagne marketing et d'y écrire les commentaires de vos différentes actions et....c'est tout ! On peut également citer des interactions entre le logiciel CRM et d'autres outils (gmail, outlook, etc...). Demandez des précisions et les limitations.
2. La sécurité :
On y pense quand les problèmes arrivent mais c'est alors souvent trop tard. Vérifiez que le prestataire propose bien une connexion sécurisée (HTTPS), s'il est un peu connu, ses références.... Si c'est un critère pour vous, vous pouvez demander où sont situés ses serveurs (France ou étranger, quel pays ?). Les législations sont différentes.
Vous pouvez également questionner le prestataire concernant les sauvegardes mises en oeuvre ainsi que les temps d'interruptions du service en cas de crash : Peut-il y avoir des interruptions de services, si oui de quel ordre : 5 minutes, 1 heure, 4 heures.... Sachez que comme les voitures, les accidents peuvent arriver dans une infrastructure informatique et ce même si, de façon imagée, l'on a prévu des airbags ou des rambardes de sécurité. Renseignez-vous concernant les mesures mises en oeuvre par le prestataire.
3. Vos données :
Les données saisies dans le CRM vous appartiennent. Vérifiez dans votre contrat que votre prestataire ne les exploite pas ou ne les revende pas, surtout si l'outil est totalement gratuit dans la durée. Vous comprendrez qu'il faut bien qu'un prestataire de services se rémunère à un moment ou à un autre.
Concernant la récupération des données : on y pense jamais avant mais il faut aussi envisager l'après ! Si vous décidez un jour de quitter le prestataire, quid de vos données existantes ? Pouvez-vous les exporter vous même, sous quel format ? Est-ce une prestation payante du prestataire ?
4. Fiabilité, stabilité, vitesse :
Oui c'est super quand il y a plein de fonctionnalités mais si cela beugue tous les 5 clics de souris, vous ne serez au final pas très satisfait(e). Assurez-vous que le logiciel soit 'fiable' en le testant (il est souvent proposé des démos) ou alors en vous fiant à des avis clients 'vérifiés'.
La vitesse : Certains logiciels peuvent être plus ou moins long pour afficher une page, lorsque vous changez d'écran ou lorsque vous validez des saisies ou modifications.
Si par exemple à chaque sélection puis insertion d'articles dans un devis vous devez attendre plusieurs secondes et que vous faites pas mal de devis par jour alors vous allez probablement vous énerver rapidement, être frustré(e) et il y aura une 'désaffection'. Donc si le logiciel doit répondre relativement vite à vos sollicitations, il n'y a pas de secret : testez le !
5. Les tarifs :
Alors, combien ça coûte ? Les tarifs ne sont pas toujours disponibles en ligne car le coût peut dépendre de différents paramètres. Dans ce cas votre prestataire vous enverra évidemment une offre. Si les tarifs sont disponibles en ligne, ils peuvent parfois être aussi complexes et/ou proposer des offres à tiroirs. Renseignez-vous bien, lisez bien les petites lignes et si des doutes persistent, n'hésitez pas à contacter le prestataire pour avoir des éclaircissement.
5. L'assistance :
Alors, combien ça coûte ? Les tarifs ne sont pas toujours disponibles en ligne car le coût peut dépendre de différents paramètres. Dans ce cas votre prestataire vous enverra évidemment une offre. Si les tarifs sont disponibles en ligne, ils peuvent parfois être aussi complexes et/ou proposer des offres à tiroirs. Renseignez-vous bien, lisez bien les petites lignes et si des doutes persistent, n'hésitez pas à contacter le prestataire pour avoir des éclaircissement.
En résumé :
On ne change pas d'outil CRM, de gestion commerciale ou d'ERP tous les quatre matins. Il est donc important de s'assurer que certains points répondent bien à vos exigences. Dans ce domaine la présentation en web conférence est courante et peut répondre à la plupart des interrogations. Cela permet de voir certaines fonctionnalités, la rapidité de chargement des pages ou des saisies. De plus vous pouvez poser en même temps des questions à votre interlocuteur concernant les sauvegardes, la sécurité ou autres points de vigilances.
Vous pourrez également compléter par une démo pour tester par vous même.
Faites un tableau comparatif avec les points positifs et négatifs des différentes solutions en incluant votre estimation de coût sur 12 mois voire au mieux 36 mois. Certains coûts comme la reprise de données, le paramétrage ou la formation ne sont appliqués qu'à la mise en place, il est donc important de les inclurent et de comparer le coût global des différentes offres sur 3 ans par exemple.